Nel mondo del business contemporaneo parlare di digitalizzazione e automazione di processo è diventato un argomento all’ordine del giorno. Le aziende di tutti i settori hanno compreso quali vantaggi può apportare scegliere tecnologie e strumenti digitali in grado di migliorare le operazioni aziendali e aumentare la produttività.
Riportare tutto questo nei processi di analisi è diventato un imperativo strategico per le imprese, piccole o grandi, che puntano all’efficienza aziendale e organizzativa. Automatizzare le attività economiche e finanziarie, infatti, permette di orientare l’attenzione e le risorse verso una più efficace pianificazione strategica e consolidare, così, le iniziative per la crescita.
Dall’automazione di processo all’efficienza organizzativa
L’automazione di processo nelle aziende permette di ottenere dei vantaggi significativi. Tra i principali benefici ci sono la riduzione del carico di lavoro manuale e la minimizzazione degli errori associati all’utilizzo delle informazioni.
Tradotto in termini molto pratici vuol dire, da una parte liberare tempo prezioso per i dipendenti, dall’altra migliorare la precisione e l’affidabilità dei dati. Significa ottimizzare i flussi di lavoro attraverso l’uso di regole che possono essere predefinite. E vuol dire anche avvalersi di sistemi decisionali per una maggiore coerenza e conformità nei processi aziendali.
Un’indagine condotta da Gartner che ha coinvolto oltre 500 figure di aziende con il ruolo di controller, ha mostrato come il 18% di quelli intervistati commette errori ogni giorno, un terzo almeno un paio durante la settimana e più della metà (circa il 59%) più di un errore al mese. I motivi principali indicati sono strettamente legati all’aumento del carico di lavoro per i continui cambiamenti dovuti alla volatilità economica e all’aumento delle pratiche normative da rispettare.
Secondo gli analisti di Gartner la soluzione più importante per ovviare a questi problemi è considerare centrale la presenza della tecnologia e l’utilizzo di software come mezzi di supporto concreti ed efficaci.
Analisi finanziaria e pianificazione: perché automatizzare i processi finanziari
Ottimizzare la gestione finanziaria in azienda significa contribuire a migliorare l’efficienza operativa e a garantire la sostenibilità nel lungo periodo di tutte le attività di business.
Il primo e principale vantaggio è la possibilità di migliorare il monitoraggio e il controllo dei dati finanziari aziendali. Un sistema o software di gestione finanziaria permette di ottenere una visione in tempo reale delle proprie finanze. Controllare da vicino entrate, uscite e flussi di cassa per analizzare i fabbisogni di liquidità. Può aiutare a rispettare i requisiti normativi, garantendo la conformità alle politiche aziendali o ai requisiti richiesti come nel caso della normativa relativa alla crisi di impresa e dell’insolvenza.
Questa visibilità accurata e aggiornata consente ai dirigenti e ai responsabili finanziari di prendere decisioni informate e tempestive riducendo al minimo il rischio di errori. Fornisce la tracciabilità delle operazioni finanziarie e una documentazione adeguata per l’audit. Permette, poi, una migliore pianificazione finanziaria. Rappresenta, infatti, un prezioso alleato per le imprese che mirano a migliorare le proprie prestazioni e a ottenere una posizione competitiva nel mercato.
Controllo di gestione e automazione dei processi tra team agili e software specialistici
Gli stravolgimenti prima sanitari poi climatici e geopolitici hanno inciso molto sul modo di lavorare, sui ricavi e sull’aumento dei rischi per le aziende. La complessità normativa, a cui i team aziendali o gli stessi consulenti devono sempre più attenersi, richiede una maggiore attenzione e visibilità sulle attività.
Questi motivi hanno spinto il management a sviluppare in modo più agile le strategie finanziarie e di capitale e a puntare molto su migliorare la produttività dei team.
Determinando i processi chiave da automatizzare, l’automazione di processo appunto, sviluppando e integrando una soluzione software corrispondente e formando i team in questa direzione, le aziende possono raggiungere nuovi livelli di efficienza e stabilità.
Molto spesso per prendere decisioni, le aziende hanno la necessità di aggregare le informazioni e migliorare, di conseguenza, la comunicazione e collaborazione tra i team anche di fronte a ruoli lavorativi diversi. In questo senso, è utile l’utilizzo di uno strumento software di CPM Corporate Performance Management poiché automatizza tutti i processi di elaborazione, produzione e pubblicazione dei risultati di business. Garantisce alle persone di essere operativi e allo stesso tempo, di essere maggiormente consapevoli delle informazioni necessarie. Garantisce maggior controllo e meno rischi di errori o inesattezze di dati e informazioni.
Come scegliere il software di analisi finanziaria
Ogni realtà imprenditoriale ha necessità ed esigenze specifiche. In generale, però, tra i fattori che bisogna tenere in considerazione quando si opta per una gestione finanziaria automatizzata ci sono alcune caratteristiche da tenere sempre presente.
Ecco le principali:
Facilità d’uso: uno strumento software deve essere user-friendly, intuitivo e facile da usare. L’interfaccia utente deve essere semplice tanto da permettere anche ai meno esperti di poter farne uso fin da subito senza difficoltà e perdita di tempo.
Accessibile ovunque: una piattaforma accessibile da qualsiasi luogo e dispositivo connesso a internet attraverso il cloud. L’accesso tramite il cloud facilita la sincronizzazione dei dati tra dispositivi e consente una collaborazione più semplice tra colleghi o con i collaboratori esterni.
Aggiornato e al passo con i regolamenti: questo permette un uso più immediato e senza interruzione di continuità e permette di risolvere rapidamente eventuali problemi o dubbi.
Sicuro: una piattaforma software deve garantire la protezione delle informazioni sensibili dell’azienda e la maggior tutela dai rischi informatici.
Funzionalità: ogni azienda ha esigenze diverse, quindi è importante verificare le funzionalità specifiche e valutare quali è necessario implementare anche in modo modulare.
Integrazioni: nel caso si utilizzino già altri software (ad esempio dei software per la contabilità o la fatturazione o CRM) è opportuno valutare se è presente o meno la possibilità di integrazione tra i diversi strumenti, così da poter gestire tutto in modo continuativo.
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