Lo scopo del budget è anche quello di prevedere e agire di conseguenza, ogni volta che si verifica uno scostamento rispetto a quanto previsto. Infatti, partendo da obiettivi prefissati, il budget permette di creare una linea guida su base previsionale da seguire. Va ad indicare una direzione che permette a qualunque realtà imprenditoriale, piccola o grande, di programmare e controllare il proprio andamento.
Il budget è soprattutto uno strumento di pianificazione e di controllo che indica una via da percorrere e permette di programmare il futuro attraverso obiettivi voluti o desiderati. Per gli stessi motivi è anche uno strumento di verifica che in situazioni di crisi o difficoltà risulta molto utile.
E proprio durante la pandemia, secondo alcuni dati raccolti tra i commercialisti italiani, il budgeting ha svolto un ruolo fondamentale nel cercare di comprendere i cambiamenti a cui eravamo sottoposti e nel supportare i processi decisionali.In particolare i dati hanno evidenziato come durante questo periodo di crisi, le operazioni di budget siano risultate meno interessate a pianificare le attività e più concentrate nell’analisi di scenario e predittiva. Gli stessi controller e contabili di gestione hanno modificato, in un certo senso, il proprio ruolo abituale partecipando in modo attivo alle riunioni con il top management e interagendo come non accadeva prima, con altri manager a livello operativo.
L’importanza del budget
Tra le principali funzioni a cui il budget è in grado di dare risposte ed essere utile per l’azienda, c’è, come abbiamo visto, quella di essere una guida. Un vero e proprio strumento di orientamento per i responsabili aziendali. Tramite il budget è possibile stabilire degli obiettivi da seguire e soprattutto individuare risorse e mezzi da utilizzare per raggiungere proprio quegli stessi obiettivi su cui si punta. In molti casi, le operazioni di budgeting permettono ai responsabili di andare ad individuare delle intere aree aziendali che necessitano di particolari risorse oppure, in una fase successiva, di andare ad individuare degli squilibri o veri e propri gap tra aree. Vengono, quindi, effettuate funzioni di controllo sull’uso delle risorse e sulle azioni intraprese.
Le funzioni del budget
Il processo di formulazione del budget aiuta a coordinare le diverse attività in modo da creare un equilibrio tra tutte le parti che rappresentano una organizzazione.
Un esempio possono essere i programmi di copertura finanziaria a breve termine che devono basarsi da una parte sulle previsioni dei flussi di cassa in entrata come risultato delle vendite e dall’altra di quelli in uscita legati ai costi operativi. Si tratta dunque di uno strumento per coordinare ma anche di uno strumento per migliorare i processi aziendali e per comunicare ai diversi livelli gli obiettivi che l’azienda si è prefissata nel periodo di riferimento. Anche se può sembrare di minor rilievo la preparazione del budget lo rende uno strumento formativo e di comunicazione tra manager o responsabili. In questo senso, permette e necessita di un dialogo continuo e di strumenti di verifica regolari.
L’importanza dei dati nel budget
Se l’obiettivo è che il budget sia uno strumento di prevenzione e di programmazione aziendale, è indispensabile che la qualità dei dati utilizzati al suo interno siano il più vicino possibile alla reale situazione aziendale soprattutto dal punto di vista operativo. L’utilizzo di dati ipotetici o ideali renderebbe del tutto inutile il documento. L’intero processo di budget può essere definito iterativo ovvero come un procedimento che porta ad un risultato attraverso il ripetersi e lo scambio continuo di informazioni che provengono da fonti diverse (i reparti aziendali, ad esempio) ma che finiscono per convergere. Un processo di flusso continuo se si tiene conto che il bilancio viene preparato una volta all’anno ma molto spesso viene aggiornato più volte durante il corso dello stesso anno (generalmente in modo trimestrale o anche mensile).
Il bilancio previsionale
Guardando all’utilità che va ad assumere in ottica previsionale, il budget è indispensabile per migliorare la gestione aziendale. L’imprenditore, infatti è in grado di pianificare le attività per l’esercizio successivo partendo da una base dati precisa e ben strutturata. Inoltre, è in grado di destinare in modo sicuro le risorse disponibili nelle diverse aree e funzioni aziendali. Infine, può nel corso del tempo, verificare se e in che modo, l’azienda è in linea con quanto pianificato. Può, quindi, verificare quanta corrispondenza esiste tra un preciso momento e le previsioni.
La fase di controllo permette l’analisi degli scostamenti nel corso dell’anno, la verifica dei dati a consuntivo e gli scostamenti rispetto a quanto previsto. Il bilancio di previsione per essere tale, deve essere approvato e reso operativo. Pur non essendo sottoposto ad obbligo di legge, oggi, il budgeting è parte di una metodologia che aiuta a migliorare le performance e prendere decisioni consapevoli ed immediate. In ambito pubblico, ad esempio, a partire dalla legge di riforma contabile n.196/2009, in Italia è stato introdotto il cosiddetto “performance budgeting” come strumento di valutazione, monitoraggio ed efficientamento della spesa delle amministrazioni pubbliche.
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