In molte realtà aziendali e imprenditoriali, la gestione dei dati economico-finanziari si basa ancora su sistemi frammentati: fogli Excel separati, versioni multiple dello stesso file, report manuali che richiedono tempo per essere analizzati.
In questo modo, pianificare è difficile. Le analisi sono imprecise e fidarsi dei numeri è cosa ardua. Per fare un vero salto di qualità è fondamentale dotarsi di una piattaforma integrata in grado di rendere i dati accessibili, coerenti e soprattutto, utili ai processi decisionali.
Ecco sei passaggi chiave che abbiamo individuato da tenere in considerazione per far parlare i dati nel modo giusto:
1. Valutare il sistema in uso
Il punto di partenza è fare un’analisi oggettiva della situazione e chiedersi, ad esempio: Quante fonti dati e strumenti diversi utilizzo per costruire il budget?
Quanto tempo impiego per consolidare i dati e produrre un report affidabile?
Le informazioni sono accessibili a tutte le persone coinvolte?
Se le risposte indicano dispersione, aggiornamenti manuali o lunghi cicli di elaborazione vuol dire che i dati non supportano i processi decisionali e il cambiamento è necessario.
2. Identificare i punti critici
Ogni procedura può avere dei colli di bottiglia. Identificare le criticità aiuta a chiarire cosa serve davvero: maggiore automazione o un’integrazione più solida dei dati? capacità di simulare scenari alternativi o semplicemente più velocità nei flussi?
Capire i propri limiti è essenziale per definire i requisiti tecnici e funzionali della soluzione da adottare.
3. Definire la tipologia di team
Per scegliere una metodologia utile, è fondamentale raccogliere i bisogni concreti di chi dovrà usufruirne. Serve quindi costruire una mappa delle esigenze. Ogni funzione aziendale può contribuire a generare e poi, utilizzare i dati in modo più efficace con informazioni condivise e fruibili.
4. Mettere in ordine i dati
Un sistema di controllo efficace si basa su dati coerenti, puliti, e tracciabili. Questo significa conoscere le fonti informative (ERP, CRM, sistemi di produzione, fogli di calcolo), standardizzare nomenclature e logiche di aggregazione, creare un modello di dati per passare dal dettaglio alla visione d’insieme.
In questa fase, è utile individuare le variabili critiche per l’analisi (es. margine per canale, costi fissi verso costi variabili, cash flow operativo) e assicurarsi che i dati siano aggiornabili in modo semplice. Non è solo una questione tecnica: senza qualità del dato, non c’è fiducia nel numero.
5. Integrare pianificazione e analisi
Uno degli errori più comuni nelle PMI è trattare budget, consuntivi e forecast come elementi scollegati. In realtà, il vero valore nasce quando questi diventano parte di un unico flusso integrato. Ciò significa che ogni modifica nei volumi previsti o nei costi unitari deve aggiornare automaticamente i margini attesi e i flussi di cassa. La pianificazione è un processo continuo e reattivo, in grado di rispondere rapidamente ai cambiamenti di mercato o alle decisioni interne.
6. Rendere il controllo uno strumento quotidiano
Il controllo di gestione deve diventare parte della routine aziendale, uno strumento quotidiano al servizio delle decisioni. Questo richiede una cultura del dato condivisa e strumenti semplici da usare: dashboard leggibili, indicatori tempestivi, simulazioni facili da attivare. Solo così il controllo smette di essere una funzione tecnica e diventa comprensibile a chi decide.
Per far davvero parlare i dati, servono metodo, visione e strumenti adeguati. Le aziende che stanno trasformando il proprio controllo di gestione stanno passando da una logica artigianale a una integrata, dove la tecnologia è al servizio delle decisioni.
In questo percorso, piattaforme come SELFPLANNING rappresentano un alleato strategico: aiutano a rendere coerente l’intero processo, riducono il tempo speso nella raccolta dati e potenziano l’intelligenza collettiva dell’impresa.